Clarisse, la solution qui s’adapte à votre métier

Le classement des données est un problème récurrent dans toutes les entreprises, peu importe le secteur d’activité. En effet, la perte de temps afin de rechercher un document qu’on ne retrouve que très rarement est considérable. Pourquoi la recherche est si compliquée ? La réponse est toute simple, le classement c’est personnel. Demandez à plusieurs de vos collaborateurs de classer tous les sites internet du monde, vous aurez plusieurs réponses possibles. Par conséquent avec le classement de nos données, c’est exactement la même chose.

Avec le logiciel de GED Clarisse, vous transformez votre processus de classement. Effectivement, grâce à Clarisse vous pouvez gérer toute votre volumétrie d’information de façon rapide, simple et efficace. Clarisse transforme votre façon de classer votre patrimoine documentaire via de nombreuses fonctionnalités. Le puissant moteur de recherche permet de retrouver à l’aide de mots clés, tous les documents stockés dans Clarisse en moins de deux secondes. De plus, la reconnaissance de caractère du logiciel Clarisse indexe dès le dépôt documentaire tout son contenu. C’est d’ailleurs grâce à cette fonctionnalité que les mots clés sont extraits pour l’utilisation du moteur de recherche. Le classement est également optimisé par le versioning, car il permet de conserver l’historique des toutes les modifications apportées à un document (peu importe le format). Et pour finir, la transformation des processus de classement vient se compléter avec une gestion documentaire par droit d’accès. L’arborescence classique n’existe donc plus et laisse alors place à une unique gestion par droit d’accès. Par conséquent chaque utilisateur à des accès différents (lecture, modifications, archivage et/ou suppressions) sur l’ensemble du patrimoine documentaire.

L’Etat oblige les grandes structures professionnelles à dématérialiser leurs factures à destination des collectivités territoriales, et des établissements publics. En effet, depuis le 1er janvier 2017 les entreprises ont pour obligation légale de numériser une grande partie des documents des services financiers. Mais cette loi ne va pas s’arrêter seulement aux grands groupes, la dématérialisation pour ce type de documents va devenir de plus en plus régulière.

Avec le logiciel de GED Clarisse, dématérialiser les documents financiers est une réelle valeur ajoutée pour vos structures. En effet, le logiciel Clarisse apporte un réel gain de productivité, une meilleure sécurité et traçabilité sur le patrimoine documentaire. L’optimisation des services financiers passent par plusieurs étapes nécessaires afin d’avoir un retour sur investissement intéressant avec Clarisse. Bien entendu, l’efficacité du puissant moteur de recherche est important mais l’étape des liens également. Effectivement, cette fonctionnalité permet d’associer des documents ayant des points communs entre eux. Ainsi, lors de la recherche par exemple d’une facture, vous pouvez retrouver le bon de commande, le devis etc. étant associé à cette facture. Avec Clarisse, vous sécurisez tout votre patrimoine documentaire. C’est une partie relativement importante en ce qui concerne les processus financiers. Par conséquent, le logiciel Clarisse crypte vos données lors du dépôt, trace l’historique des modifications (qui, quoi, quand) menées sur une information. Et enfin, Clarisse limite l’accès à tout le patrimoine documentaire uniquement aux utilisateurs disposant des droits d’accès nécessaires. Une personne n’ayant pas d’autorisation, n’accédera pas aux informations. Dématérialiser les processus financiers avec Clarisse c’est optimiser l’ensemble des informations utilisées.

Le travail en équipe est parfois difficile à mettre en œuvre quand il n’y a pas une réelle coordination des processus métier. En effet, travail de façon collaborative par mail, par téléphone ou avec des documents partagés s’avère compliqué et fastidieux. Avec ce type de processus beaucoup d’informations ne sont pas mis à jour, ne sont pas tracées par écrit, ne sont pas validées par les N+1, ne sont pas échangés en toute sécurité etc.

Avec le logiciel de GED Clarisse, la digitalisation des processus métier permet l’agilité au sein des structures professionnelles équipées. Effectivement, Clarisse optimise le travail collaboratif sous plusieurs formes. Le logiciel Clarisse permet de constituer des groupes de travail autour d’un document, permet d’affecter une ou plusieurs tâches à n’importe quel utilisateurs Clarisse, et permet également de faire valider à un ou plusieurs décisionnaire une information avant qu’elle soit diffusée. Elle signe aussi de façon électronique les documents afin de leur garantir la même valeur légale qu’un document papier. Plusieurs Clarisse peuvent se connecter entre-elles, ce qui apporte une réelle productivité pour les structures professionnelles équipées. En effet, il est donc possible de travailler, d’échanger et de partager des informations avec ses clients, ses fournisseurs et ses partenaires aussi facilement qu’avec ses collaborateurs.