Comment déployer Clarisse dans votre entreprise ?

Le déploiement du logiciel Clarisse est rapide et se fait en toute simplicité. Plusieurs étapes sont nécessaires afin de paramétrer efficacement le logiciel, mais elles restent simples et peuvent être réalisées sans disposer de réelles compétences en informatique. Clarisse peut être paramétrée et déployée par n’importe quel collaborateur disposant d’une bonne connaissance du fonctionnement de la structure professionnelle.

Comment organiser les documents ?

Avec Clarisse le classement est réalisé simplement à l’aide de classeurs et d’intercalaires. En effet, cette notion de classement est connue par tous depuis les débuts de notre scolarité et nous l’utilisons encore à ce jour dans nos structures professionnelle ainsi qu’au domicile.

Pour organiser nos documents dans Clarisse il suffit tout simplement d’imaginer l’organisation que nous adopterions avec des classeurs et des intercalaires papier, puis, de reporter cette organisation à l’identique dans le logiciel.

Les organisations complexes sous forme d’arborescences telles que nous les connaissons au travers nos serveurs de fichiers sont à bannir.

Les classeurs de référence : une subtilité efficace !

Avec Clarisse l’administrateur crée et paramètre les classeurs de référence (ou modèles de classeur). Les utilisateurs créent les classeurs dont ils ont besoin à partir des modèles définit par l’administrateur. Un classeur de référence peut donc donner naissance à un ou à plusieurs classeurs qui auront la particularité d’être tous identiques. Par conséquent, deux avantages aux classeurs de référence :

  • l’administration du système devient simple et rapide puisque l’administrateur ne travaille que sur les modèles.
  • la structure documentaire de l’entreprise devient homogène et donc plus simple pour les utilisateurs.

La gestion des droits

Les droits des utilisateurs sont portés sur les intercalaires, appelées également « sections ». Les documents héritent naturellement des droits de la section dans laquelle il sont positionnés. Ainsi, en fonction de son niveau d’habilitation sur une section donnée, un utilisateur disposera d’un accès en lecture, modification et/ou suppression.

Les catégories

Les catégories sont des tags qui sont affectés aux documents. Ces tags permettent de classer / filtrer les documents qui se trouvent dans Clarisse. Les catégories permettent également d’associer des métadonnées et des délais de conservation aux documents auxquels ils sont affectés. Les délais de conservation sont utilisés dans le cadre de la réglementation générale sur la protection des données (RGPD).

Les catégories permettent un classement efficace des données et contribuent activement à une recherche rapide des informations.

La mise en place dans l’entreprise

La Direction nomme un ou plusieurs référents parmi lesquels se trouveront le ou les administrateurs de Clarisse. Les référents seront en charge de créer les classeurs de référence et de former le personnel à l’utilisation de Clarisse. Le paramétrage et le déploiement pourront se faire simplement service par service. Il est également possible que nos équipes forment l’intégralité du personnel.

Quand et comment démarrer avec clarisse ?

Nul besoin d’attendre un nouvel exercice comptable ou un début d’année pour se lancer. Le déploiement de Clarisse peut se faire de manière progressive en fonction des besoins et des ressources disponibles dans les différents services de la structure professionnelle. Pour démarrer, il suffit simplement de considérer qu’à partir d’une date donnée, tout nouveau dossier ou tout dossier en cours de traitement devra être déposé dans Clarisse. Les dossiers clôturés resteront dans leur lieu de stockage actuel. S’il était nécessaire de reprendre un historique, la Direction devrait déterminer un délais raisonnable de réalisation.

Connexion aux logiciels métiers

Avec une installation facile et rapide, vous pourrez déployer Clarisse en toute simplicité. Cette solution est conçue pour se connecter a vos logiciels métiers de type ERP ou intranet. Pour réaliser cette connexion, deux possibilités vous sont offertes :

  • utilisation des webservices (à privilégier)
  • utilisation du connecteur CMIS (fonctionnalités limitées)

Clarisse prendra en charges vos données déstructurées (fichiers bureautiques, photos, courriels, vidéos, courriers, numérisations, plans, …) et pourra les échanger avec vos logiciels de la même façon que vos logiciels métiers pourront fournir des données à Clarisse. Ainsi Clarisse pourra devenir la seule source d’accès à l’information de votre structure professionnelle pour les utilisateurs qui n’ont pas accès aux applicatifs métiers ou qui ne savent pas les utiliser.