Qu’est-ce que la fonctionnalité cycle de vie dans le logiciel de type GED, Clarisse ?

Le cycle de vie d’un document est une fonctionnalité présente dans le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) Clarisse.

Le logiciel de GED Clarisse permet de rechercher, de modifier, de valider et/ou de supprimer des documents, mais la solution Clarisse va plus loin qu’une simple gestion électronique des documents. En effet le logiciel gère l’intégralité du cycle de vie d’un document. Par conséquent il est essentiel que la GED Clarisse soit facilement accessible au personnel.


Cycle de vie – Définition

La notion de cycle de vie désigne la période de temps qui va de la création à la destruction d’un document. Le cycle de vie d’un document comprend les étapes de création, modifications, validations, archivage et/ou suppression. Clarisse permet d’assurer le suivi des documents et par conséquent de gérer leur cycle de vie.

Les étapes du cycle de vie d’un document

Toutes les étapes du document, de sa création à destruction, sont mises à disposition des utilisateurs. En effet, pour chaque document il est possible de connaître toutes les actions possibles en fonction de l’état dans lequel se trouve le document. Toutes les actions de création, modifications, validations, archivage et suppression sont consignées et horodatées dans la base de données Clarisse. La gestion du cycle de vie fait appelle à la traçabilité du document. Chaque utilisateur possédant des droit d’accès peut savoir quelles actions ont été menées sur le document, par qui et quand (date et heure).

Le cycle de vie d’un document autour du travail collaboratif

Aujourd’hui les documents numérisés n’ont plus pour seule vocation d’être archivés. Grâce à sa simplicité d’utilisation Clarisse peut être déployée à l’ensemble du personnel et ainsi permettre à ce dernier de travailler sur les documents bien avant qu’ils n’atteignent l’état d’archive. Le travail collaboratif est donc possible avec Clarisse du fait que la solution puisse être déployée à l’ensemble du personne.

Objectifs

Les utilisateurs retrouvent plus facilement les informations car il n’y a qu’un seul et même lieu de stockage des documents. Que le document soit au début de sa vie ou proche de l’archivage il sera toujours stocké au même endroit. Ainsi la recherche documentaire s’en voit grandement simplifiée car tout le cheminement chronologique des documents se trouve dans Clarisse.

Clarisse intervient à tous les niveaux du cycle de vie de vos données déstructurées !

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Bien plus qu'une simple GED, Clarisse est une véritable A.D.S (Active Document System)

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