Clarisse, la solution aux 4 grands enjeux des entreprises

Par 23 novembre 2017Actualités
clarisse, la solution aux 4 grands enjeux des entreprises

La GED (Gestion Electronique des Documents) optimisée par le logiciel Clarisse.

Accélérer la digitalisation des documents et des processus métiers au sein des entreprises est une action qu’il est nécessaire de prendre en compte rapidement pour toutes les structures professionnelles.

En effet, la transformation digitale avec Clarisse, est un processus qui répond à plusieurs problématiques répondant à l’intégralité des structures professionnelles : la gestion de la volumétrie des informations, la sécurité du patrimoine documentaire et le travail collaboratif. Clarisse est bien plus qu’une simple G.E.D (Gestion Electronique des documents) c’est une véritable A.D.S (Active Document System) gérant l’ensemble du cycle de vie documentaire.

Le logiciel de GED Clarisse répond à quatre enjeux majeurs. Ces enjeux pour les structures professionnelles sont : gagner en efficacité, moins de perte d’informations, plus de travail d’équipe et moins de dépense dans le traitement de l’information.

Choisir Clarisse, c’est optimiser et sécuriser votre organisation.

Plus d'efficacité

Clarisse vous fait gagner en efficacité dans le traitement de vos processus métier. Grâce à Clarisse, vous pouvez administrer un flux décisionnel à votre supérieur hiérarchique. Avant la diffusion des documents, il est possible de les faire valider par un ou plusieurs décisionnaires. Cette fonctionnalité apporte une réelle valeur ajoutée dans le traitement des informations. Le traitement des informations est également amélioré avec Clarisse, par l’utilisation des workflows et de l’aiguillage. Les workflows permettent de constituer des groupes de travail autour de la création (et modifications) des documents. L’aiguillage, diffuse des documents dématérialisés entre utilisateurs (dans le même principe qu’un secrétariat renvoie les documents aux différents services concernés). Par conséquent, avec Clarisse, le traitement des processus métier est optimisé.

Moins de perte

Clarisse vous permet de retrouver rapidement vos documents. En effet, grâce au puissant moteur de recherche, Clarisse retrouve vos informations en moins de deux secondes. Lors d’un dépôt documentaire, le système parcourt le document afin d’en indexer son contenu. La recherche documentaire s’effectue donc via une association de mots clés générée par l’indexation. De plus, tous les documents sont soumis à une gestion par droit d’accès. Vous pouvez donc retrouver uniquement les documents sur lesquels vous avez des droits. Clarisse vous permet ainsi de ne pas perdre vos informations. Toutes les informations sont centralisées dans cette même base de données car Clarisse gère l’intégralité du cycle de vie documentaire (lecture, modifications, validations, archivage et/ou suppressions). Les documents étant centralisés tous au même endroit le gain de temps dans la recherche est significatif.

Plus de collaboration

Le travail d’équipe, est prioritaire pour le bon développement d’une structure professionnelle. L’outil collaboratif est difficilement mis en place car plusieurs règles sont nécessaires : la sécurité des échanges, limiter les accès aux informations et organiser les échanges de façon suivi. La fonctionnalité “constellation” est propre au logiciel Clarisse. La constellation permet de connecter plusieurs Clarisse entre elles. Apportant ainsi, une réelle productivité auprès des structures professionnelles équipées. Par conséquent, il est possible de travailler avec ses clients, ses fournisseurs, et ses partenaires aussi facilement qu’avec ses collaborateurs. En effet, les structures équipées du système Clarisse peuvent donc échanger, partager, travailler sur des documents en commun. La visibilité des documents est bien entendu, limitée aux droits d’accès de chaque utilisateur. La constellation améliore donc le travail collaboratif car elle permet d’informer, de partager et de travailler en toute sécurité en interne comme en externe.

Moins de dépense

Avec Clarisse, le traitement de l’information est fait de façon optimum. Tout d’abord l’information traitée est avant tout sécurisée. Lors d’un dépôt documentaire, Clarisse crypte le document. Sur ce même document, toutes les actions utilisateurs sont consignées et horodatées dans le système. La traçabilité de chaque information est ainsi très efficace. Toutes ces fonctionnalités servant à la protection des données, sont conservées dans Clarisse et permettent de ne pas perdre d’argent. En effet, un document perdu peut avoir de graves conséquences financières sur l’entreprise (exemple: ransomwares). Clarisse est un logiciel apportant une réelle valeur ajoutée concernant la sécurité du patrimoine documentaire.

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